Organy administracji publicznej bardzo często wydają różnego rodzaju zaświadczenia, które następnie potrzebne są w różnych sprawach. Wydawanie zaświadczeń jest ważną funkcją sprawowaną przez urzędy, bowiem zaświadczenia są dokumentami wykorzystywanymi w wielu ważnych dziedzinach życia. Postępowanie dotyczące wydawania zaświadczeń jest specyficznym rodzajem aktywności organów publicznych i zostało uregulowane w Kodeksie postępowania administracyjnego.

Przede wszystkim należy wiedzieć, że organ ma obowiązek wydania zaświadczenia w dwóch przypadkach:

  1. jeżeli urzędowego poświadczenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa – tzn. w sytuacji gdy istnieją przepisy nakazujące organowi wydać na żądanie osoby określone zaświadczenie;
  2. jeśli osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.

Ten drugi przypadek jest trudniejszy do ustalenia. Chodzi bowiem o sytuację, w której osoba posiada interes prawny, a zatem interes regulowany określonymi przepisami prawa, albo posiadający w przepisach stosowne odniesienie, do tego by uzyskać zaświadczenie, które jest urzędowym potwierdzeniem określonych faktów lub stanu prawnego. Przykładowo osoba może posiadać interes prawny w uzyskaniu zaświadczenia o opłacaniu określonych podatków, aby wykazać przed sądem czy innym organem, że płaci podatki. Interes prawny jest często mylony z interesem faktycznym. Jeżeli ktoś posiada interes w uzyskaniu danego zaświadczenia, bo np. ma jakiś konflikt z sąsiadem, albo chce innej osobie coś udowodnić, to nie zawsze będzie to interes prawny, ale częściej będzie to interes faktyczny. Jeżeli osoba wnioskująca o zaświadczenie powołuje się na na interes prawny, wówczas organ obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy posiada stosowne dane w swoich ewidencjach, rejestrach, bądź ma wiedzę z innych źródeł. Co ważne, przed wydaniem zaświadczenia, organ ma prawo przeprowadzić postępowanie wyjaśniające. Przykładowo, gdy chodzi o wydanie zaświadczenia potwierdzającego samodzielność i odrębność lokalu, organ ma prawo przeprowadzić postępowanie wyjaśniające i sprawdzić czy dane pomieszczenia mogą stanowić odrębny lokal (czy np. spełniają wymogi budowlane, techniczne).

Zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 7 dni.

Organ może odmówić wydania zaświadczenia w ogóle, bądź odmówić wydania zaświadczenia o takiej treści o jaką wnioskuje dana osoba. Wówczas organ wydaje postanowienie w sprawie odmowy wydania zaświadczenia. Postanowienie takie podlega zażaleniu, które składa się zgodnie z k.p.a. do organu wyższego stopnia w terminie 7 dni. Należy podkreślić, że zażalenie nie przysługuje na wydanie zaświadczenia. Przykładowo jeśli organ wydał zaświadczenie o treści innej niż życzyła sobie tego strona, to w takiej sytuacji nie jest dopuszczalne złożenie zażalenia. Oczywiście takie działanie organu nie jest prawidłowe. Organ ma bowiem tylko dwie możliwości: albo wydaje zaświadczenie o treści zgodnej z wnioskiem, albo odmawia wydania zaświadczenia w formie postanowienia. Jeśli zaś organ wydaje zaświadczenie o innej treści niż było to wskazane we wniosku, to wówczas działa niezgodnie z k.p.a. W takiej sytuacji możliwe są dwa sposoby postępowania, przy czym nie ma w orzecznictwie zgodności co do tego który sposób jest prawidłowy. Pierwszym sposobem postępowania w takich przypadkach jest wniesienie zażalenia na niezałatwienie sprawy w terminie na podstawie art. 37 par. 1 k.p.a. Zażalenie takie wnosi się do organu wyższego stopnia. W wyniku rozpoznania takiego zaświadczenia organ wyższego stopnia wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawy oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie.
Drugim sposobem działania jest wezwanie organu, który wydał zaświadczenie o treści niezgodnej z wnioskiem, do usunięcia naruszenia prawa na podstawie art. 53 par. 2 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Organ powinien udzielić odpowiedzi na takie wezwanie. Stronie służy skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego w terminie 30 dni od doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie, bądź w terminie 60 dni od wezwania organu do usunięcia naruszenia prawa, jeśli organ na takie wezwanie nie odpowiedział. Skutkiem skargi powinno być zobligowanie organu przez sąd administracyjny do wydania zaświadczenia zgodnie z wnioskiem, bądź wydania postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia.

Skomentuj