Normalnym i pożądanym zjawiskiem w obrocie gospodarczym rozwijającej się gospodarki jest powstawanie nowych podmiotów gospodarczych. W ostatnich latach w Polsce obserwuje się popularyzację spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, gdyż są to najprostsze do założenia i prowadzenia spółki kapitałowe ograniczające odpowiedzialność wspólników za zobowiązania spółki. Ponadto  coraz częściej stosuje się także rozwiązania polegające na tworzeniu spółek komandytowych, w których komplementariuszem odpowiadającym bez ograniczeń za zobowiązania spółki komandytowej jest spółka z o.o., zaś komandytariuszami odpowiadającymi w sposób ograniczony są inni wspólnicy – najczęściej osoby fizyczne.

Do powstania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymagane jest:

1. zawarcie umowy spółki,
2. wniesienie przez wspólników wkładu na pokrycie całego kapitału zakładowego,
3. powołanie zarządu,
4. ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeśli jest to wymagane,
5. wpis do rejestru.

Umowa spółki jest najważniejszym dokumentem konstytuującym samą spółkę, jak też regulującym wszelkie stosunki wewnątrz spółki. Prawidłowa konstrukcja umowy spółki, odpowiadająca zarówno przepisom prawa, jak też indywidualnym oczekiwaniom wspólników, ich sytuacji prawnej i osobistej, jest najistotniejszym momentem tworzenia spółki z o.o.  Umowa spółki może w niektórych sprawach zawierać dowolnie ukształtowane postanowienia, może w odmienny sposób regulować pewne kwestie, może też wyłączać stosowanie niektórych rozwiązań ustawowych. Wspólnicy (lub wspólnik) zamierzający przystąpić do spółki z o.o. powinni dokument umowy spółki traktować w sposób szczególny, przemyśleć konstrukcję tego dokumentu, aby funkcjonowanie spółki było jak najbardziej efektywne.

Z chwilą zawarcia umowy spółki, co następuje w formie aktu notarialnego, powstaje spółka z o.o. w organizacji. W okresie tym spółka może rozpocząć już swoje funkcjonowanie, przy czym należy pamiętać o obowiązku rejestracji spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym. Z chwilą rejestracji spółki w rejestrze powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Zgłoszenie spółki do KRS następuje na formularzu KRS-W3, do którego należy załączyć zgłoszenie organów podmiotu na formularzu KRS-WK, przedmiot działalności na formularzu KRS-WM oraz wspólników podlegających wpisowi do rejestru na formularzu KRS-WE. Ponadto do zgłoszenia załącza się umowę spółki (w dwóch egzemplarzach), oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione oraz ewentualne uchwały o powołaniu członków organów spółki (chyba, że pierwszych członków organów powołano w umowie spółki). Dodatkowo ze zgłoszeniem należy załączyć podpisaną przez wszystkich członków zarządu listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) i wartości nominalnej udziałów każdego z nich. Obowiązkowym załącznikiem do wniosku są także poświadczone przez notariusza wzory podpisów członków zarządu, a także lista członków zarządu wraz z ich adresami.

Warto pamiętać, że od kilku lat funkcjonuje w Polsce zasada tzw. „jednego okienka”, która w znacznej liczbie przypadków doprowadziła do przedłużenia, a nie jak to było w zamierzeniach twórców tej reformy – skrócenia, czasu rejestracji spółki i dopełnienia wszystkich niezbędnych formalności. Niemniej jednak zgodnie ze znowelizowaną ustawą o KRS do wniosku rejestracyjnego należy dołączyć następujące dokumenty:

1. wniosek o wpis do rejestru Regon (formularz RG-1 dostępny na stronach internetowych Głównego Urzędu Statystycznego),
2. zgłoszenie płatnika składek do ZUS (formularz ZUS ZPA) lub oświadczenie o niepodleganiu obowiązkowemu zgłoszeniu płatnika składek,
3. zgłoszenie identyfikacyjne do Urzędu Skarbowego (formularz NIP-2).

Wniosek o rejestrację spółki podlega opłacie sądowej. Opłata ta wpis do rejestru przedsiębiorców wynosi 500 zł i należy ją uiścić przy składaniu wniosku. Wpis ten podlega ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, które to ogłoszenie kosztuje 100 zł. Także i tę opłatę należy uiścić przy składaniu wniosku.

Kompletność wniosku złożonego do KRSu znakomicie przyspiesza czas rejestracji spółki. Jeżeli wniosek został złożony bez braków, wówczas możliwe jest zarejestrowanie spółki przez sąd nawet w kilka dni. Trzeba też wiedzieć, że braki czy błędy we wniosku o rejestrację spółki mogą mieć dwojaki charakter. Mogą to być braki usuwalne, przy których sąd wezwie wnioskodawcę to ich usunięcia w oznaczonym czasie. Braki mogą mieć także charakter nieusuwalny, co prowadzi do oddalenia wniosku o rejestrację spółki. Uprawomocnienie się postanowienia odmawiającego rejestracji spółki jest przesłanką rozwiązania umowy spółki (art. 169 k.s.h.). Zatem w przypadku odmowy rejestracji spółki, jeśli odmowa ta uprawomocni się, nie ma możliwości ponownego złożenia wniosku na podstawie tej samej umowy spółki. Dlatego też prawidłowa konstrukcja umowy spółki, jak też prawidłowość w powołaniu organów mają zasadnicze znaczenie dla rejestracji oraz późniejszego funkcjonowania spółki.